Cei care susțin retro-digitizarea arhivelor fizice sau chiar implementarea unui sistem de arhivare electronică sunt aceia care văd avantajele numeroase pe care le implică aceste servicii. Un argument puternic se referă la protejarea mediului înconjurător prin minimizarea consumului de hârtie, însă sunt multe alte aspecte care merită amintite atunci când vine vorba de beneficiile digitalizării și automatizării afacerilor.
Soluția ideală pentru gestionarea arhivei deja existente
Vulnerabilitatea documentelor în suport analogic față de diverse evenimente neprevăzute (incendii, inundații etc) sau chiar și față de trecerea timpului nu mai este o noutate pentru antreprenorii din ziua de azi. Arhiva de documente a unei companii reprezintă izvorul său istoric, motiv pentru care există o obligație legală de a o sorta, depozita și proteja în mod corespunzător, conform Legii nr.16/1996. Din acest motiv, este necesar să eliminăm, pe cât posibil, orice pericol ce ar putea-o degrada.
Serviciul de retro-digitizare sau scanare documente reprezintă o modalitate inteligentă de a proteja documentele utilizate frecvent în cadrul afacerii tale. Acesta presupune transpunerea documentelor emise pe suport analogic în mediul digital. Astfel, ai posibilitatea de a reduce riscul de degradare a documentelor din cauza consultării lor repetate. Totodată, vei și facilita accesul la documente și vei regăsi mult mai ușor informațiile de care ai nevoie.
De asemenea, pentru a fi sigur că arhiva afacerii tale este depozitată în mod corespunzător și îndeplinește în totalitate normele legale, serviciile de depozitare arhiva reprezintă soluția ideală. Apelând la specialiștii în arhivare, poți scăpa de grija sortării și ordonării, în timp ce documentele tale vor fi depozitate în siguranță, conform prevederilor legale.
Arhivarea electronică, o modalitate de arhivare modernă și eficientă
Dacă dorești să reduci cantitatea de hârtie consumată în cadrul entității tale, implementarea unui sistem de arhivare electronică poate fi o investiție binemeritată. În cadrul acestei arhive electronice se vor găsi exclusiv documente emise și semnate digital, care vor putea fi accesate oricând și de oriunde. Bineînțeles, dezvoltând o astfel de arhivă cu ajutorul unei companii autorizate în domeniul arhivistic, documentele emise electronic vor avea valoare atât legală, cât și juridică.
Este important de reținut că în cadrul unei arhive electronice nu vei putea include și documentele emise deja în suport analogic. Pentru a ușura accesul la documentele din arhiva fizică, va fi nevoie să apelezi și la serviciul de retro-digitizare, menționat anterior.
Așadar, indiferent că dorești să te bucuri de avantajele tehnologiei în cadrul afacerii tale sau pur și simplu vrei să te asiguri că documentele tale sunt gestionate și depozitate în mod corespunzător din punct de vedere legal, apelează cu încredere la specialiștii în servicii de arhivare!
